Lo studio delle relazioni esistenti fra i dati elementari tipici di
ogni pratica ha evidenziato il loro aggregarsi in funzioni semplici o complesse, che a loro
volta si raggruppano in diversi iter.
Combinando a piacere i dati
elementari si ottengono le funzioni capaci
di trattare ogni singolo passo del processo di lavoro. Un dato elementare viene registrato una sola volta ed è
disponibile per tutte le funzioni che lo
richiamano. Allo stesso modo, una stessa funzione
può essere utilizzata da iter diversi.
Sarà quindi possibile disegnare una serie innumerevole di iter specifici, ciascuno teso a risolvere una particolare
tipologia di lavoro, articolato in funzioni
diverse, ognuna delle quali in grado di usufruire di dati
elementari peculiari
Ogni
pratica è vista come un aggregato di
In tal modo, ogni operatore ha, giorno per giorno il controllo completo delle azioni da compiere.
La problematica connessa alla gestione dei testi è stata risolta Integrando nel prodotto il text-editor più diffuso in relazione al sistema operativo (Word per Windows, SSY per UNIX) che, partendo da testi base predefiniti, attualizza i dati elementari variabili con quelli tipici del contratto (oggetto, data, numero, funzioni aziendali coinvolte, pareri, relazioni, importi, ecc.) e provvede alla stampa nei formati più disparati, incluso l’uso bollo".
La procedura è eseguibile sia in ambiente Windows che UNIX.
La navigazione all'interno del prodotto avviene pe mezzo di menù windows-like "a barra" o "a tendina" autoesplicativi, il che rende particolarmente agevole l’operatività.
Tutti i dati aziendali sono catalogati: a ciascuno è associato un "nome" univoco, mediante il quale si realizza l’attualizzazione. Il catalogo dei dati è visibile e modificabile on-line.
Ogni fase di lavorazione della pratica si realizza mediante funzioni, semplici o complesse. Una funzione semplice si concretizza nell’editazione di un testo base o nell’esecuzione di una funzione programma. Una funzione complessa è l’insieme di due o più funzioni semplici. Esiste quindi un catalogo delle funzioni, gestibile naturalmente on-line, per mezzo del quale si realizza l’associazione fra dati e funzioni, definendo quali dati partecipano a quali funzioni.
Accanto ai precedenti esiste poi il catalogo degli iter, ciascuno dei quali identifica una determinata tipologia di pratica: con questo strumento è possibile configurare dinamicamente la composizione di ogni iter, definendo la successione temporale delle funzioni di cui ogni iter si compone, incluso il tempo di attuazione trascorso il quale dovrà essere attivata la funzione successiva e a carico di quale operatore.
Il nucleo centrale dell’applicazione, detto "scheduler", utilizza la tecnologia del work-flow, che sostanzialmente consente di serializzare sull’asse dei tempi le funzioni da eseguire, per consentire il progressivo svilupparsi dell’iter della pratica. Da tale nucleo è possibile sia dare vita a pratiche nuove, che progredire nelle fasi di pratiche già avviate, che modificare funzioni già eseguite.
Ogni operatore ha a disposizione una propria agenda in cui il sistema annota, scadenza per scadenza, le funzioni di cui gli è richiesta l’esecuzione: il completarsi di una funzione determina l’iscrizione alla scadenza prevista e per l’operatore opportuno della prossima funzione da eseguire. L’esito positivo o negativo della stessa funzione dà origine a funzioni seguenti diverse.
Al nucleo centrale è affiancata una libreria di "testi base": testi che contengono le parti fisse del discorso, inframmezzate dai riferimenti necessari all’attualizzazione delle parti variabili.
I testi attualizzati prodotti da ogni singola fuse possono essere archiviati come "immagine stampa", per produrre duplicati.
Sono disponibili infine varie stampe statistiche e utility di servizio quali: duplicazione di iter e testi base, import e export da e per altri sistemi di iter e pratiche.